POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

PRÉAMBULE

La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : « la politique ») s’applique au site Internet de MOREAU SOCIÉTÉ NOTARIALE INC. ainsi qu’à l’ensemble des renseignements personnels recueillis par elle, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

MOREAU SOCIÉTÉ NOTARIALE INC. (ci-après nommée : la « Société ») reconnait la sensibilité liée aux renseignements personnels qu’elle obtient dans l’exercice de ses activités et l’importance d’en préserver la confidentialité par souci de protection de la vie privée et de respect du secret professionnel, et ce, conformément à ses obligations professionnelles. La confidentialité s’étend tant aux renseignements personnels recueillis auprès de ses clients, qu’à ceux recueillis auprès des tiers. La présente politique a été conçue afin de permettre la conceptualisation du type de renseignement recueilli et de décrire les pratiques en matière de traitement des renseignements personnels et d’ainsi prévoir leur collecte, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation et d’identifier les mesures de sécurité mises en place pour les protéger et ainsi assurer la protection de la vie privée d’autrui.

ENGAGEMENT

Les activités menées au sein de la Société sont fondées sur une relation étroite entre les notaires, le personnel de soutien et les clients.

La Société offre des services juridiques, ce qui amène ses clients à lui confie des renseignements personnels hautement confidentiels.

Il est primordial pour la Société de maintenir cette confiance et de confirmer sa détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de sa relation d’affaires.

RENSEIGNEMENT PERSONNEL

Le terme « renseignement personnel » s’entend de tout renseignement concernant une personne physique, qui permet de l’identifier, directement ou indirectement. Hormis les cas d’exception il ne peut être communiqué sans le consentement de la personne concernée.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

Les renseignements personnels recueillis, directement ou indirectement, par la Société servent uniquement en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. Selon le contexte, ces renseignements pourront être exploités dans le cadre de la prestation de services juridiques déterminés entre les parties et dans un but spécifique, dans le traitement de ses activités internes, de même qu’à toutes autres fins autorisées ou exigées par les diverses lois et règlements.

RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Dans le cadre de la prestation de services juridiques et de la conduite de ses activités, la Société est amenée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, tels que la gestion des dossiers, les prestations de services, les rencontres professionnelles, les candidatures, les visites dans ses locaux, ainsi que lors de l’utilisation de son site Internet.

Les renseignements personnels peuvent provenir des informations que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements émanant de la Société, ou encore de renseignements collectés via des documents, que ce soit sous forme électronique ou papier.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Le courriel, la télécopie, ainsi que l’appel téléphonique sont les modes de communication privilégiés par la Société lorsqu’elle communique avec ses clients et partenaires d’affaires aux fins de recueillir les informations utiles à ses activités.

CONSENTEMENT

Les renseignements personnels ne sont recueillis, utilisés et communiqués qu’avec le consentement requis, ou dans la mesure où la loi l’autorise. Le consentement peut être explicite lorsqu’il est fourni verbalement, électroniquement, par écrit ou par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. Le consentement peut être implicite, notamment lorsque sont fournis des informations personnelles à des membres de l’équipe de la Société dans le cadre de la prestation de services juridiques ou de ses activités internes.

En consultant ou en utilisant le site Internet de la Société et en communiquant avec la Société, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique. 

Le consentement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels peut être retiré et révoqué à tout moment en communiquant avec la Société. Il doit toutefois être considéré que le fait de ne pas fournir certaines informations nécessaires pourrait entraver la capacité de la Société à exécuter les tâches pour lesquelles ses services sont sollicités.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS À DES TIERS

Les renseignements personnels sont protégés et seuls les membres de l’équipe de la Société ainsi que les personnes dûment autorisées par cette dernière, peuvent y accéder. La Société peut communiquer les renseignements personnels qu’elle recueille comme décrit dans la présente politique à des mandataires, fournisseurs et autres tiers dont elle utilise les services. Ces tiers sont contractuellement tenus de préserver les renseignements personnels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles la Société les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la présente politique et en respect des diverses lois et des divers règlements.

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Société pourra communiquer, un renseignement personnel à toute personne, ou à tout organisme, lorsque cette communication est nécessaire à la prestation des services juridiques et à la conduite de son mandat dans le cadre de ses activités.

La Société transmet des renseignements personnels uniquement lorsque cette communication est étroitement liée et nécessaire à la prestation de services juridiques et à la poursuite de ses activités.

Il est possible que des renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de la juridiction québécoise, et le cas échéant, qu’ils soient accessibles à des tiers étrangers en vertu des lois applicables dans cette juridiction. Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec serait nécessaire, la Société s’engage à ce que ce transfert soit soumis au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi. Le transfert sera également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer une protection adéquate.

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS

La Société prend toutes les mesures nécessaires ou utiles, en tout temps et avec soin, afin de protéger le plus adéquatement possible les renseignements personnels recueillis. Elle veille à protéger les renseignements personnels recueillis contre la perte, l’usage abusif et les changements d’informations sous son contrôle. Les renseignements personnels identifiables détenus par la Société sont conservés en tout temps dans un endroit sécurisé se trouvant dans la province de Québec, et sont ou peuvent être déposés dans un service infonuagique autorisé par la Chambre des notaires du Québec, avec un accès administratif limité. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Sauf autorisation ou exigence contraire des lois ou de la réglementation applicable, la Société ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation de la prestation de services juridiques convenus ou pour les fins auxquelles ils ont été recueillis, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables et en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées.

Dans certaines circonstances, la Société pourrait anonymiser les renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus être associés à ses clients, directement ou indirectement. Elle se réserve alors le droit d’utiliser ces données anonymes à des fins légitimes sans autre préavis, ni autre consentement, le tout en conformité avec les lois et règlements en vigueur.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET RECTIFICATION

La loi prévoit le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que la Société peut détenir à votre sujet et de rectifier ces derniers lorsqu’ils doivent être mis à jour par souci d’exactitude.

CONTACT

Pour toutes questions au sujet de la présente politique de confidentialité, si vous désirez obtenir plus d’information à ce propos, ou si vous désirez exercer vos droits relativement à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels de la Société : Me Valérie MOREAU, notaire, à l’adresse courriel suivante : valerie.moreau@notarius.net.

GÉNÉRALITÉS

La Société s’engage à s’acquitter de toutes les exigences relatives à la protection, à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la conservation et à la destruction des renseignements personnels prévues aux diverses lois et aux divers règlements applicables à la conduite de ces activités et entourant la protection des renseignements personnels.

La Société s’assure de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification, ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle.

À ce titre, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est chargée de s’assurer que la Société a mis en place des pratiques appropriées pour protéger les renseignements personnels dont la Société a la garde et le contrôle. Elle a aussi la charge d’assurer la conformité de ces pratiques avec les diverses lois et les divers règlements applicables.

Ces politiques et ces pratiques ont été approuvées par la Société et par la responsable de la protection des renseignements personnels.